Warszawa 19.10.2023 r.
Informacje wstępne
Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Benefit Solution Sp. z o. o. swoje dane osobowe, w tym osób korzystających z naszych usług, naszych kontrahentów i ich pracowników, pragniemy zadeklarować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo. Aby zapewnić transparentność realizowanych procesów przetwarzania, przedstawiamy obowiązujące w Benefit Solution Sp. z o. o. zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania jest Benefit Solution sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Domaniewskiej 39, 02-672, Warszawa (dalej „Administrator”).
Z Administratorem można skontaktować się przesyłając e – mail na adres: kontakt@b-solution.pl lub listownie na adres siedziby Administratora tj. ul. Domaniewska 39, 02-672 Warszawa.
Inspektor Ochrony Danych
W rozumieniu art. 37 pkt 1) RODO Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wszelkie czynności określone dla Inspektora Ochrony Danych w rozumieniu art. 39 RODO realizowane są przez wyznaczonego pracownika Spółki z którym możecie się Państwo kontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: daneosobowe@b-solution.pl
Benefit Solution Sp. z o. o. jest spółką brokerską, która powstała z inicjatywy menadżerów zarządzających największymi spółkami ubezpieczeniowymi, telekomunikacyjnymi, finansowymi oraz usługowymi w Polsce.. Realizując swoje funkcje biznesowe, przetwarzamy dane osobowe
w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz
okres przechowywania danych |
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
jeśli występuje |
| Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem, w zakresie działalności administratora, w tym w celu pośrednictwa ubezpieczeniowego na rzecz i w imieniu klienta, od którego Spółka otrzymała pełnomocnictwo. | art. 6 ust. 1 lit. b (dot. klientów); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta)
Przez czas określony umową, uzgodniony przez strony lub niezbędny do wykonania przez administratora zobowiązań wymagających przetwarzania danych |
Potrzeba kontaktu z klientami / pracownikami / współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji. |
| Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji | Potrzeba kontaktu z pracownikami współpracownikami klientów w związku z rozpatrywaniem skarg, wniosków i reklamacji |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa | Przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów i ich pracowników współpracowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń |
| Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego) | |
| Prowadzenie statystyk | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie do celów statystycznych | Usprawnienie prowadzonej działalności dzięki wnioskom wyciągniętym na podstawie działań statystycznych |
| Monitoring na terenie siedziby administratora danych w celu podniesienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Nagrania obrazu są przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. | Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie siedziby Benefit Solution Sp. z o. o. jest naszym uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP) |
| Przetwarzanie plików cookies | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Administrator korzysta z niezbędnych plików cookie, w celu umożliwienia
działania podstawowych funkcji strony. Ponadto, w przypadku prowadzenia badań statystycznych, marketingu bądź zapisywania preferencji użytkownika z wykorzystaniem plików cookies, administrator uzyska zgodę na zapisanie plików cookies na urządzeniu użytkownika. W takim przypadku dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez kliknięcie opcji „Zmień zgody ciasteczek”. |
Umożliwienie działania podstawowych funkcji strony. Dostosowanie treści strony internetowej do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, statystycznych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych. |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO; art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed
1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złoży raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6 a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejszy raport został złożony. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń |
Rozpowszechnianie wizerunku pracownika/współpracownika na podstawie zgody prawno autorskiej |
| Prowadzenie rekrutacji | art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO (dot. kandydatów na pracowników);
art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO (dot. kandydatów na współpracowników) Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok |
Jeżeli terminy przechowywania dokumentów wskazane w rubryce „Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej” są dłuższe od terminów właściwych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, stosuje się wskazane dłuższe terminy.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością Benefit Solution Sp. z o. o. będzie ujawniać Twoje dane osobowe następującym podmiotom:
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Benefit Solution Sp. z o. o., przysługuje prawo do:
stawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają
przepisy art. 12–23 RODO.
Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez Benefit Solution Sp. z o. o., przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Benefit Solution Sp. z o. o. z wymogów prawa. Oznacza to, że jeśli chcesz skorzystać z oferowanych przez nas usług tj. otrzymanie korzystnej oferty ubezpieczeniowej, zostać naszym Kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem/współpracownikiem, musisz podać swoje dane osobowe.
Jeśli Twój pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy z Benefit Solution Sp. z o. o., Twoje dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).
W pozostałym zakresie (w szczególności chodzi o przetwarzanie danych przez Benefit Solution Sp. z o. o. w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Benefit Solution Sp. z o. o. może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Twoich danych poza obszar EOG.
Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG. Decyzja wydana przez Komisję wobec USA obejmuje firmy uczestniczące w programie Data Privacy Framework. Benefit Solution Sp. z o. o. współpracuje jedynie z firmami uczestniczącymi w tym programie.
Więcej informacji: https://www.dataprivacyframework.gov/s/
Zastosowany przez administratora sposób zabezpieczenia Twoich danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Możesz zażądać dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz dowiedzieć się, w jakich w miejscach są udostępniane.
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników/współpracowników, jak również pracowników/współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.
